BMF:
Die E‑Rechnung kommt
Die E‑Rechnung kommt – und zwar verbindlich. Seit dem 1. Januar 2025 muss bereits jedes Unternehmen E‑Rechnungen empfangen können, ab dem 1. Januar 2027 besteht eine Ausstellungspflicht für elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B), wenn der Vorjahresumsatz 800.000 Euro übersteigt. Andere Rechnungen berechtigen dann nicht mehr zum Vorsteuerabzug und genügen auch nicht mehr der Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung.
Der Fahrplan
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – E‑Rechnungen empfangen und elektronisch aufbewahren. Die Pflicht, selbst E‑Rechnungen auszustellen besteht ab dem 1. Januar 2027 zunächst für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz 2026 von mehr als 800.000 Euro. Ab dem 1. Januar 2028 gilt sie regelmäßig für alle inländischen B2B-Umsätze – dann entfällt die Umsatzgrenze.
Wichtig zu wissen: Eine E‑Rechnung ist keine PDF-Datei, sondern ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD (ab Profil EN 16931).
Was das Finanzministerium zuletzt klargestellt hat
Das BMF hat seine Vorgaben zuletzt mit Schreiben vom 15. Oktober 2025 präzisiert und das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 geändert. Für die Praxis sind vor allem folgende Punkte wichtig:
- Bedeutung des Formats: Bei hybriden Rechnungen wie ZUGFeRD ist allein der strukturierte XML-Datensatz maßgeblich, nicht das bisher bekannte Bild-PDF (§ 14 Abs. 1 Satz 3 ff. UStG; BMF vom 15. Oktober 2024, Rn. 35).
- Relevanz für den Vorsteuerabzug: Wo eine E‑Rechnung Pflicht ist, berechtigt eine bloße PDF-Datei dem Grunde nach nicht mehr zum Vorsteuerabzug (BMF vom 15.Oktober 2024, Rn. 55 – 56). Den Vorjahresumsatz Ihrer Lieferanten müssen Sie dafür aber nicht ermitteln: Über die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns hinaus trifft Sie keine Recherchepflicht, und Sie dürfen in gutem Glauben auf die Rechnung vertrauen, solange Ihnen nichts Gegenteiliges bekannt ist – etwa bei bekannten Großlieferanten oder verbundenen Unternehmen (Rn. 59). Geht doch einmal eine PDF-Datei statt der geschuldeten E‑Rechnung ein, lässt sich der Abzug zudem über eine berichtigte E‑Rechnung rückwirkend sichern (Rn. 57 – 58).
- Ausnahmen: Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen an Privatpersonen (B2C) bedarf es auch weiter keiner E‑Rechnung. Ausgenommen von der Verpflichtung sind außerdem auch steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (etwa Finanzdienstleistungen, Grundstücksvermietung oder Heilbehandlungen), da insofern keine Pflicht zur Rechnungsausstellung besteht. Schließlich müssen auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine E‑Rechnungen ausstellen; sie dürfen dauerhaft sonstige Rechnungen verwenden –sie müssen aber gleichwohl seit dem 1.Januar 2025 E‑Rechnungen empfangen können (§§ 33, 34 UStDV; § 14 Abs. 2 Satz 2 i. V. m. § 4 Nr. 8 – 29 UStG; § 34a UStDV für Kleinunternehmer).
- Validierung und Aufbewahrung: Eingehende E‑Rechnungen sollten technisch validiert werden. Auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierung – also zu Format und Geschäftsregeln – dürfen Sie sich bei kaufmännischer Sorgfalt verlassen und der Validierungsbericht dient Ihnen als Nachweis (BMF vom 15. Oktober 2025, Rn. 35a). Aufzubewahren ist zumindest der strukturierte Datensatz, und zwar unverändert in seiner ursprünglichen Form; ein Ausdruck oder die Bilddatei allein genügen nicht (§ 14b UStG).
Wichtig zu wissen: Die Validierung ersetzt aber nicht Ihre eigene inhaltliche Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit: Manche Inhaltsfehler – etwa ein falscher, aber rechnerisch stimmiger Steuersatz – fallen bei der Validierung nicht auf und können den Vorsteuerabzug dennoch gefährden. Eine inhaltliche Prüfung erfordert regelmäßig dabei auch eine Visualisierung. Maßgeblich ist bei einer E‑Rechnung der strukturierte Datensatz (das XML), nicht das menschenlesbare PDF-Bild – das macht die Visualisierung zum Betrugsschutz. Beim einfachen E‑Mail-Versand kann eine Rechnung abgefangen und allein im Code manipuliert werden, etwa die IBAN, während das sichtbare PDF unverändert bleibt: Am Bildschirm steht die richtige Bankverbindung, gezahlt wird an das elektronisch ausgelesene manipulierte Konto. Eine reine Sichtprüfung erkennt das nicht. Ihr Rechnungstool sollte den Code deshalb sichtbar machen und mit dem PDF abgleichen; einen kostenfreien Viewer bietet auch die Finanzverwaltung unter ELSTER.de.
Was zukünftig zu erwarten ist
Geplant ist – zeitlich noch offen und voraussichtlich erst mit der EU-Lösung „ViDA” – ein digitales Meldesystem, das zu jeder Rechnung bestimmte Daten an die Finanzverwaltung übermittelt. Abgewickelt werden soll dies über staatliche oder private Plattformen, die zugleich dem Versand der E‑Rechnung dienen. Ein angebundenes Tool meldet dann automatisch aus demselben Datensatz – ohne Doppelerfassung und mit deutlich geringerem Fehlerrisiko.
Was Sie jetzt tun sollten
Behalten Sie Ihren Umsatz 2026 im Blick: Liegen Sie über 800.000 Euro, gilt die Ausstellungspflicht für Sie bereits ab 2027 und nicht erst 2028. Treffen Sie die erforderlichen Maßnahmen, die den Vorsteuerabzug aus elektronischen Eingangsrechnungen gewährleisten und die Abrechnung durch gesetzeskonforme elektronische Ausgangsrechnungen sichern. Hierzu sollten Sie den Empfang von elektronischen Rechnungen sauber aufsetzen, das heißt, zumindest ein gesondertes Rechnungs-Postfach einrichten und klar regeln, wie eingehende E‑Rechnungen technisch validiert, visualisiert und inhaltlich geprüft, gebucht und archiviert werden. Prüfen Sie rechtzeitig, ob Ihr Rechnungs- oder ERP-System ausgehende Rechnungen als XRechnung bzw. ZUGFeRD erzeugen und validieren kann, und ergänzen Sie Ihre Stammdaten um die Rechnungs-E-Mail oder Leitweg-ID Ihrer Kunden sowie um Ihre eigenen umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Sprechen Sie außerdem Ihre Lieferanten frühzeitig an, damit diese ab 2027 E‑Rechnungen an das richtige Postfach senden und stimmen Sie den Versandweg Ihrer E‑Rechnungen mit Ihren Kunden ab. Und schließlich: Nutzen Sie das restliche Jahr 2026 als Testjahr und stellen Sie freiwillig schon früher um, um Ihre Prozesse in Ruhe einzuspielen, bevor die Pflicht greift.
